Il pacchetto per la gestione dello studio legale, prodotto dalla P&P Informatics vanta, è bene ricordarlo, solide tradizioni: è dal lontano 1990 che la casa messinese studia l'informatizzazione dell'ufficio dell'avvocato e del notaio. All'apertura della confezione sorprende la ridotta manualistica, un fascicolo di meno di cento pagine. Tuttavia, sul CD-Rom è presente un corso di autoistruzione, affiancato da una presentazione multimediale completa del prodotto, che rimedia in parte all’inconveniente.

Il programma è stato creato per gestire sia studi con più professionisti che studi associati, e la segretezza dei dati è garantita dalla crittografia e da un sistema efficiente di password e di restrizione degli accessi. I suoi obiettivi sono: eliminare i costi nascosti, ridurre i rischi professionali e garantire un dialogo costante fra i componenti dello studio e una ripartizione omogenea del carico di lavoro.

Non si richiedono risorse hardware particolari: può essere installato e utilizzato tranquillamente anche su computer di alcuni anni fa, come quelli basati su processore 386.

Il primo impatto con Davide è stato un po' problematico: all'inizio si resta un po' disorientati dalla suddivisione, operata dal programma, in pratiche e fascicoli. L’impasse è solo iniziale: dopo qualche giorno di utilizzo costante, l'interfaccia, meno moderna di quella degli altri pacchetti provati, diventa più amichevole. Come tutti i pacchetti provati, anche Davide riunisce diversi moduli (ovvero diversi programmi indipendenti) ognuno con funzionalità ben precise. L’interfaccia grafica è identica per ogni modulo. Il passaggio da un modulo all'altro è garantito da un'icona sempre presente sullo schermo, che si è rivelata nella pratica molto utile. Naturalmente ogni modulo è pensato per interagire continuamente con gli altri.

Il programma, predisposto per la multiutenza, è stato installato e utilizzato senza problemi anche su server di rete. Sono ben sette i moduli che compongono il pacchetto: pratiche, agenda, contabilità e parcellazione, formulari e atti, anagrafe, interessi e rivalutazione, gestione ed addebito telefonate. Tuttavia, il cuore del pacchetto è indiscutibilmente il modulo che gestisce le pratiche. Davide muove da due concetti distinti, ovvero pratica e fascicolo. La pratica corrisponde alle cause, compresa l'eventuale fase stragiudiziale, mentre i fascicoli racchiudono tutte le cause derivanti da una stessa controversia. Il primo passo, la creazione del fascicolo, è stato molto semplice. Tutti i dati che si inseriscono, in Davide, vengono "costretti" dentro maschere un po' spartane ma efficaci, vere e proprie griglie che escludono la minima possibilità di errore. Appena immessi i dati, la pratica è stata associata a un fascicolo, e la prima schermata del programma ha mostrato l'elenco dei fascicoli memorizzati. Una delle caratteristiche di Davide più utili è il mantenimento degli elenchi storici:

le parti possono variare nel tempo (se, per esempio, si arriva a una transazione con alcuni avversari), e le modifiche apportate al fascicolo vengono automaticamente estese a tutte le pratiche appartenenti a quel fascicolo. Naturalmente vengono previsti sistemi di sicurezza idonei a tutelare la riservatezza dei dati: è possibile stabilire per ogni pratica un livello di visibilità e l'accesso a essa, per esempio, da parte della segretaria o dei colleghi di studio.

Tutte le categorie indicate nelle "maschere" sono modificabili e aggiornabili, e ciò consente una certa personalizzazione, nel tempo, del programma. Verificando l'interoperabilità fra i moduli, una volta preparato il fascicolo, si sono trasferiti i dati di parte e controparte direttamente nel modulo anagrafica. Quindi si è fatto interagire il programma pratiche con l'agenda, richiedendo la data dell'ultima udienza tenuta e quella della prossima udienza relativa alle cause della pratica. Nessun problema neppure con la stampa dei dati: si sono testate le potenti funzionalità di ricerca dei dati di stampa, limitando anche la stampa a determinati campi di nostro interesse (descrizione delle cause, nome del giudice).

Il modulo agenda è quello che ha consentito di gestire tutti gli impegni, udienze, appuntamenti, scadenze dello studio, e si è rivelato semplice ed efficace per tenere sotto controllo tutte le scadenze, consentendo anche, a margine delle stesse, alcune annotazioni.

Preciso anche il modulo anagrafe, con il quale si sono trattati i dati anagrafici e fiscali dei soggetti in relazione con l'attività di studio. Tramite il modulo si sono stampate etichette e si è creato automaticamente un fascicolo e una pratica con i dati anagrafici del cliente. Il modulo contabilità è quello che si occupa della gestione delle proposte di parcella, delle parcelle e degli incassi, mentre il modulo formulano atti si occupa della gestione dei formulari (raccolte di atti standard) e degli atti. Accanto al modello di atto vengono riportati una descrizione dello stesso e, soprattutto, gli adempimenti relativi (marche, termini di presentazione) e il numero di copie da stampare. Davide non possiede, come Win Leg e Alter Ego, un elaboratore di testi proprio: per aggiungere atti all'archivio è necessario appoggiarsi a un programma di videoscrittura esterno o a un OCR per la scansione di supporti cartacei. Il modulo interessi e rivalutazione monetaria consente di determinare interessi e rivalutazione di importi monetari a una data specifica, secondo la vigente legislazione, associando ogni registrazione effettuata alla pratica corrispondente. Il modulo telefono, caratteristica unica di Davide, gestisce il centralino delle chiamate telefoniche. Il sistema, naturalmente, può essere attivato solo se si è provvisti di modem, e consente la chiamata dei numeri desiderati e la annotazione, in memoria, del tempo trascorso. Anche questo modulo interagisce con l'anagrafe (preleva i numeri telefonici) ed è ampiamente programmabile (consente, per esempio, di effettuare determinate telefonate a certi orari). Il prodotto, rispetto ai concorrenti diretti, è meno avanzato da un punto di vista tecnologico, ma è sostanzialmente solido. Non ha creato, durante le prove, nessun problema, né ha dimostrato difetti evidenti. Il programma è apparso efficiente, anche se è penalizzato da un'interfaccia e da un rapporto con l'ambiente Windows 95 che possono essere migliorati. Per un prezzo che non è irrisorio (oltre il milione) sarebbe opportuno avere un ambiente più amichevole e un word processor integrato. Interessante, invece, la possibilità di collegarsi al sito Web della società di Messina per scegliere on line la configurazione del pacchetto che si desidera, in base ai moduli che si vogliono integrati e degli utenti, facendosi fare un preventivo da un configuratore automatico. Un form apposito consente poi di effettuare l'ordine. I punti di forza di Davide sono, dopo il primo impatto, la semplicità d'utilizzo e, soprattutto, le scarne esigenze hardware, che permettono di installarlo in pratica su qualsiasi macchina oggi in circolazione. Trasporto e installazione, viene specificato, non sono inclusi nel prezzo d'acquisto. Molto interessante, d'altro canto, per il prezzo allettante, il fratellino minore di Davide, presentato di recente. Si chiama Davide Ultralite, può essere scaricato dal sito, e alla cifra di 199.000 lire contiene le funzionalità base per pratiche, agenda e parcellazione.

Precisazioni della P&P Informatics

Vi ringraziamo per la recensione del ns. prodotto Davide 97 pubblicata sul numero di Maggio della Vs. rivista. L'articolo ci è sembrato valido e ben articolato. Riteniamo tuttavia utili alcune precisazioni:

• Avete perfettamente definito spartana l'interfaccia di Davide. Essa è stata volutamente così concepita per non distrarre il comune avvocato, normalmente poco uso ai programmi per elaboratore, e non appesantire inutilmente il programma che, come avete giustamente sottolineato, vogliamo che funzioni su computer poco potenti.
• La dotazione attuale degli studi legali non è normalmente costituita da Pentium 166 con 32 Mb di Ram. E' vero che ormai queste sono considerate macchine entry level e che l'espansione della Ram è un'operazione semplicissima e poco costosa, ma la nostra filosofia è quella di adattare il ns. software alle risorse degli utenti e non il contrario.
• Anche la mancanza di un programma di videoscrittura è una precisa scelta architetturale. In un mondo che va verso la standardizzazione, non ha senso sviluppare software di base (quale appunto il word processor) diverso dagli standard di mercato. Se a questo si aggiunge che tutti gli studi legali utilizzano già un programma di videoscrittura, ecco che la presenza di un elaboratore testi proprietario ha senso solo in studi di prima informatizzazione. Inoltre, il costo di Davide più quello di un qualsiasi word processor (Microsoft Word piuttosto che Lotus WordPro) è inferiore a quello di tutti i concorrenti recensiti.
• Tramite DDE è possibile trasferire i dati memorizzati in Davide in qualsiasi programma di videoscrittura.
• Nella versione attualmente in vendita, è possibile archiviare e ripristinare i fascicoli sia singolarmente che globalmente, come ad esempio in Alter Ego.
• Nell'articolo è purtroppo sfuggita la peculiarità di Davide: il meccanismo delle scadenze derivate. Questa funzionalità, completamente parametrica, consente di insegnare a Davide le procedure più frequentemente utilizzate nello studio, trasformandolo in un reale collaboratore dell'avvocato

P&P Informatics - www.pep.it