• Il computer è entrato nello Studio Legale come macchina da videoscrittura e si è evoluto, in seguito, in strumento di ricerca giuridica.
  La meccanizzazione di queste funzioni semplifica molto l’attività lavorativa ma sfrutta soltanto il 10-20% delle capacità di un elaboratore. Il calcolatore è una macchina fondamentalmente stupida, ma ha grande memoria e, così come il Golem biblico, obbedisce ciecamente, instancabilmente e velocemente al suo padrone.
  Queste caratteristiche ne fanno il collaboratore (stavo per dire schiavo) perfetto, cui nulla sfugge, che lavora senza interruzioni (e senza stipendio): perché non sfruttarle appieno per sollevarci dai compiti ripetitivi, noiosi ma pur sempre vitali per il nostro lavoro?
  A questo scopo sono nati i vari gestionali per lo studio legale: D@vide (P&P Informatics), Alter Ego (Tam), Forum (Ted), Studio 84 (Studio Di Cesare), Nuovi Strumenti (Giuffrè), Studio Legale (Condello) ecc. Questi pionieri, inizialmente, non hanno avuto un forte riscontro da parte degli utenti, tanto che alcuni sono progressivamente scomparsi o hanno ridotto le proprie mire.
  I tempi (i primi anni ’90) non erano ancora maturi, pochi avvocati usavano il personal, l’interfaccia a caratteri di MS-DOS ne rendeva l’uso un po’ ostico. Oggi il PC è entrato in tutti gli studi, grazie a Windows 95 è semplicissimo da usare e stiamo assistendo al rifiorire di questo settore.
  L’obiettivo di questi software è quello di formalizzare e razionalizzare le procedure manuali che qualsiasi legale segue per l’archiviazione delle informazioni. Occorre sfatare la leggenda che ogni studio abbia esigenze particolari che vengono soddisfatte da peculiari metodi di lavoro. Dieci anni d’analisi della gestione di svariati studi, anche geograficamente distribuiti, mi consentono di affermare che i procedimenti seguiti partono da principi sostanzialmente analoghi, che si differenziano solo esteticamente.
  E’ possibile, pertanto, creare delle procedure generali sufficientemente flessibili che risolvano la totalità delle problematiche. Prendiamo, ad esempio, l’archiviazione delle pratiche: a prima vista sembrerebbe che esistano un’infinità di metodi per realizzarla. C’è chi divide le pratiche per anno, chi le cataloga alfabeticamente secondo le parti, chi in ordine di ruolo, ecc. Analizzando meglio il problema, però, scopriamo che le informazioni che devono essere memorizzate sono uguali per tutti (parti, controparti, autorità giudicante, n° di ruolo, ecc.) e che i vari metodi d’archiviazione sono funzionali al tipo di ricerca manuale che si prevede di effettuare più frequentemente.
  
  Il software di gestione deve quindi rendere semplice l’inserimento dei dati e consentire la ricerca delle pratiche secondo schemi flessibili per adattarsi a tutte le possibili esigenze. La gestione dell’agenda è fondamentale per l’attività forense e rappresenta il vero salto qualitativo nel passaggio dalla gestione cartacea/manuale a quella informatizzata. Obiettivi di questo modulo devono essere:
• · la completezza dei dati inseribili e la naturalezza dell’immissione
• · l’effettivo collegamento alla pratica a cui si riferiscono gli impegni
• · la velocizzazione dell’aggiornamento delle udienze e della ricostruzione dell’attività svolta per ogni pratica

A questi obiettivi primari i migliori software (come D@vide) aggiungono intuitivi meccanismi per:

• · evitare l’eventuale dimenticanza di aggiornamento delle udienze
• · verificare di avere evaso tutte le scadenze · svolgere automaticamente particolari procedure meccaniche (come quelle esecutive)
• · inserire automaticamente scadenze al verificarsi di determinati eventi (ad es. la scrittura della comparsa conclusionale ed il successivo deposito alla fissazione dell’udienza conclusionale)
• · specificare onorari e competenze per la compilazione automatica della parcella

Questi strumenti semplificano l’attività organizzativa dello studio, eliminano i rischi professionali da distrazione, riducono la necessità di personale di segreteria o ne migliorano il rendimento. Se i dati sono immagazzinati dentro il computer, si possono estendere le funzioni del programma di videoscrittura, facendogli compilare automaticamente buona parte degli atti di routine quali iscrizione a ruolo, relata di notifica, messa in mora, sfratti, ecc. La stesura meccanizzata consiste nel creare dei modelli standard, in cui si specifica quali dati (parti, controparti, date d’udienza ecc.), tra quelli già memorizzati per ogni pratica, devono essere inseriti nell’atto. Quando si creerà un nuovo atto, il programma di gestione cercherà nei suoi archivi le informazioni necessarie, le inserirà negli appositi spazi previsti dal modello ed avvierà il programma di videoscrittura per stamparlo.
Un altro aspetto chiaramente sottovalutato negli studi legali è quello contabile. Al solo vedere questa parola, si saranno drizzati i capelli in testa a buona parte dei lettori, che la associano ad imposizioni e controlli fiscali. Con questo termine, invece, mi riferisco all’emissione delle parcelle, al controllo degli incassi, alla quantificazione delle imposte (I.V.A., C.P.A., R.A.).
Un tempo, gli studi professionali potevano disinteressarsi della gestione finanziaria dell’attività, ma, oggi, le ristrettezze del mercato e la gravosa pressione fiscale obbligano anche gli avvocati a gestirsi come una piccola azienda (pena, altrimenti, la perdita di redditività e il depauperamento). Occorre stabilire precise date per il pagamento degli acconti da parte dei clienti, verificarne la corresponsione, addebitare agli assistiti tutte le spese vive sostenute per le loro pratiche, distribuire le parcelle nel tempo e valutare gli investimenti da effettuare per recuperare l’I.V.A. Per fare tutto ciò in maniera efficiente o si assume un ragioniere o ci si avvale di un software adatto. Con questa prassi si evita, in modo perfettamente lecito, di mandare inutilmente in fumo (imposte e tasse) buona parte del proprio reddito.

P&P Informatics - www.pep.it